Etwa 80 – 90 % aller in Unternehmen vorkommenden Informationen liegen immer noch in Papierform z.B. als ausgefülltes Formular, gedruckte Liste oder als Fax vor. Interessant ist, dass mindestens 75% aller Dokumente gleichzeitig mit IT-Systemen, also digital, erstellt werden.
(Stephan Schüttler, Autor)
Liegezeit
Eine herkömmliche Rechnungsverarbeitung ist sehr ineffizient. Nach aktuellen Studien wartet jede Rechnung insgesamt ca. 75% ihrer Durchlaufzeit auf die weitere Bearbeitung.
Transportzeit
Durch die manuelle Weitergabe des Dokuments ist die Transportzeit einer Rechnung relativ hoch. Durchschnittlich befindet sich eine Rechnung im Vergleich zum Gesamtprozess ca. 20% im Umlauf.
Bearbeitungszeit
Die eigentliche Bearbeitung einer Rechnung nimmt somit lediglich 5% in Anspruch. Daraus resultiert wiederum ein Optimierungsptozential von bis zu 95%.
Nutzen Sie das potential der digitalen Rechnungsverarbeitung.
Status der Eingangsrechnungen, Änderungsschritte und bearbeitende Personen jederzeit im Blick.
Unsere Eingangsrechnungsverarbeitung unterstützt die vollständige Prozesshistorienverwaltung und bildet damit entscheidende gesetzliche Anforderungen der GoBD ab.
Sicher
Bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen können Vollmachts- und Vertretungsregeln hinterlegt werden
Standortunabhängig
Die mobile Rechnungsfreigabe der via Smartphone oder Tablet ermöglicht maximale Flexibilität durch Zeit- und Standortunabhängigkeit der Prüfprozesse
Planungssicher
Effektive Planung des Cash-Flows ist durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung gegeben – die entstandene Transparenz ermöglicht jederzeit einen stets aktuellen Überblick
Umweltfreundlich
Verzicht auf Papier und Aktenordner
Kostenersparnis
Schlanke Prozesse; Fristen für in Aussicht gestellte Skonti sowie eventuell Mahnfristen immer im Visier
Erfassung
Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung bereits während der Erfassung und verarbeiten Sie papierbasierte wie elektronische Belege in einem Prozess. Mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) verschlagworten Sie schnell und fehlerfrei. Zusätzliche Sicherheit bietet ein Stammdatenabgleich mit führenden Systemen. Die automatische Erkennung wiederkehrender Rechnungen erhöht die Geschwindigkeit der Verschlagwortung sowie den Schutz vor doppelten Zahlungen.
Dashboard
Nach schneller Erfassung bietet das Dashboard eine strukturierte Übersicht aller Rechnungseingänge. Mithilfe Umfangreicher Anpassungsmöglichkeiten, lässt sich die Struktur individuell an die Bedürfnisse anpassen. Über die einfache Auswahl der Rechnung initiieren Sie den Freigabeprozess.
Prüfung und Freigabe
Der nächste Schritt des Freigabeprozesses beinhaltet die rechnerische Prüfung sowie u. U. der Weiterleitung zur sachlichen Prüfung. Ausgeprägte Weiterleitungs- sowie Rückfragemöglichkeiten ermöglichen eine elegante und unkomplizierte Lösung jedes Sachverhaltes.
Prozessmonitoring
Ein umfangreiches Prozessmonitoring schafft Transparenz durch die Protokollierung aller Freigabeschritte. Hierdurch lassen sich Verzögerungen und Störungen im Prozess leicht erkennen und beheben.
Fazit
Alle generierten Daten werden entsprechend gültiger Rechtslage unveränderbar sowie revisionssicher archiviert. Somit sind Sie mit unserer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sowohl GoBD als auch DSGVO konform aufgestellt. Außerdem integriert sich unsere Lösung nahtlos in Ihre bisherige Infrastruktur.
Ihr Mehrwert
Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses
Verbesserung der Qualität von verbuchten Rechnungen
Transparenz durch einheitlichen Bearbeitungsprozess
Kostenoptimierung durch kurze Durchlaufzeiten, volle Skontonutzung
Revisionssichere Ablage der Rechnungsoriginale
