Rechnungsverarbeitung

Etwa 80 – 90 % aller in Unternehmen vorkommenden Informationen liegen immer noch in Papierform z.B. als ausgefülltes Formular, gedruckte Liste oder als Fax vor. Interessant ist, dass mindestens 75% aller Dokumente gleichzeitig mit IT-Systemen, also digital, erstellt werden.

(Stephan Schüttler, Autor)

 

Liegezeit

Icon Liegezeiten

Eine herkömmliche Rechnungsverarbeitung ist sehr ineffizient. Nach aktuellen Studien wartet jede Rechnung insgesamt ca. 75% ihrer Durchlaufzeit auf die weitere Bearbeitung.

Transportzeit

Icon Transportzeit

Durch die manuelle Weitergabe des Dokuments ist die Transportzeit einer Rechnung relativ hoch. Durchschnittlich befindet sich eine Rechnung im Vergleich zum Gesamtprozess ca. 20% im Umlauf.

Bearbeitungszeit

Icon Bearbeitung

Die eigentliche Bearbeitung einer Rechnung nimmt somit lediglich 5% in Anspruch. Daraus resultiert wiederum ein Optimierungsptozential von bis zu 95%.


Nutzen Sie das potential der digitalen Rechnungsverarbeitung.

Transparenz

Status der Eingangsrechnungen, Änderungsschritte und bearbeitende Personen jederzeit im Blick.

Rechtskonform

Unsere Eingangsrechnungsverarbeitung unterstützt die vollständige Prozesshistorienverwaltung und bildet damit entscheidende gesetzliche Anforderungen der GoBD ab.


Sicher

Bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen können Vollmachts- und Vertretungsregeln hinterlegt werden


Standortunabhängig

Die mobile Rechnungsfreigabe der via Smartphone oder Tablet ermöglicht maximale Flexibilität durch Zeit- und Standortunabhängigkeit der Prüfprozesse


Planungssicher

Effektive Planung des Cash-Flows ist durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung gegeben – die entstandene Transparenz ermöglicht jederzeit einen stets aktuellen Überblick


Umweltfreundlich

Verzicht auf Papier und Aktenordner


Kostenersparnis

Schlanke Prozesse; Fristen für in Aussicht gestellte Skonti sowie eventuell Mahnfristen immer im Visier




Ihr Mehrwert

Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses
Verbesserung der Qualität von verbuchten Rechnungen
Transparenz durch einheitlichen Bearbeitungsprozess
Kostenoptimierung durch kurze Durchlaufzeiten, volle Skontonutzung
Revisionssichere Ablage der Rechnungsoriginale



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Erfassung

Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung bereits während der Erfassung und verarbeiten Sie papierbasierte wie elektronische Belege in einem Prozess. Mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) verschlagworten Sie schnell und fehlerfrei. Zusätzliche Sicherheit bietet ein Stammdatenabgleich mit führenden Systemen. Die automatische Erkennung wiederkehrender Rechnungen erhöht die Geschwindigkeit der Verschlagwortung sowie den Schutz vor doppelten Zahlungen.

Screenshot der Erfassung

Dashboard

Screenshot des Dashboards

Nach schneller Erfassung bietet das Dashboard eine strukturierte Übersicht aller Rechnungseingänge. Mithilfe Umfangreicher Anpassungsmöglichkeiten, lässt sich die Struktur individuell an die Bedürfnisse anpassen. Über die einfache Auswahl der Rechnung initiieren Sie den Freigabeprozess.

Prüfung und Freigabe

Der nächste Schritt des Freigabeprozesses beinhaltet die rechnerische Prüfung sowie u. U. der Weiterleitung zur sachlichen Prüfung. Ausgeprägte Weiterleitungs- sowie Rückfragemöglichkeiten ermöglichen eine elegante und unkomplizierte Lösung jedes Sachverhaltes.

Screenshot der selektierten Eingangsrechnung

Prozessmonitoring

Screenshot des Status

Ein umfangreiches Prozessmonitoring schafft Transparenz durch die Protokollierung aller Freigabeschritte. Hierdurch lassen sich Verzögerungen und Störungen im Prozess leicht erkennen und beheben.

Fazit

Alle generierten Daten werden entsprechend gültiger Rechtslage unveränderbar sowie revisionssicher archiviert. Somit sind Sie mit unserer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sowohl GoBD als auch DSGVO konform aufgestellt. Außerdem integriert sich unsere Lösung nahtlos in Ihre bisherige Infrastruktur.

WOCKEN-IT Partner

Unser Team besteht aus Fachinformatikern der Fachrichtung Systemintegration, Informatik-Betriebswirten (VWA), studierten Informatikern und unseren Auszubildenden. So decken wir das breite Angebot ab und haben einen persönlichen Ansprechpartner für Sie und Ihr Anliegen.

Unsere Standorte:

49716 Meppen
Baumschulenweg 17
+49 (0)5931 409080-0
info@wocken-it.com
Mo-Fr: 7.00 - 17.00
49809 Lingen
Bernardstraße 11
(ab dem 03.08.2020)
+49 (0)591 91233-0
info@wocken-it.com
Mo-Fr: 7.00 - 17.00

Anfahrt Meppen

Anfahrt Lingen

Aktuelles

„Digital Jetzt“ – Neue Fördermöglichkeiten vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi)

Seit Montag, dem 07. September 2020 kann die neue Förderung „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ online beantragt werden. Das Programm ist bis zum 21. Dezember 2023 befristet.

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Ontrack Premium Partner

Wir sind seit 28.10.2019 Ontrack Premium Partner und stehen Ihnen in Fragen zur Datenrettung mit dem Knowhow der Ontrack Profis zur Seite.

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