PROFESSIONELLE DIGITALISIERUNG

Bestform DMS

Jedes Unternehmen hat große Mengen an Dokumenten, die gepflegt, verwaltet, archiviert und aktualisiert werden müssen. Damit Sie nicht kilometerlange Regale mit Aktenordnern füllen müssen, empfiehlt sich die digitale Verwaltung der Dokumente.

Der größte Vorteil ist neben der einfachen Durchsuchbarkeit die Redundanz und Revisionssicherheit aller Unterlagen – natürlich DSGVO-konform. Daher eignet sich ein Dokumentenmanagement-System insbesondere für Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten.

Bestform DMS

Ihr Mehrwert

Finden Sie schneller, was sie suchen – immer und überall.

Einsatzbereiche eines Dokumenten Management Systems (DMS)

  • Rechnungsverarbeitung
  • Projektakten
  • Zeiterfassung
  • Mitarbeiter- und Personalakten
  • Fahrzeugakten und Fuhrparkmanagement
  • Vertragsverwaltung
  • Bauakten
  • Immobilienverwaltung
  • Digitale Unterschriften
  • Und viele weitere...

DIGITALE RECHNUNGSVERARBEITUNG

Schritt 1: Erfassung

Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung bereits während der Erfassung und verarbeiten Sie papierbasierte wie elektronische Belege in einem Prozess. Mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) verschlagworten Sie schnell und fehlerfrei. Zusätzliche Sicherheit bietet ein Stammdatenabgleich mit führenden Systemen. Die automatische Erkennung wiederkehrender Rechnungen erhöht die Geschwindigkeit der Verschlagwortung sowie den Schutz vor doppelten Zahlungen.

Schritt 2: Zuordnung im Dashboard

Nach schneller Erfassung bietet das Dashboard eine strukturierte Übersicht aller Rechnungseingänge. Mithilfe umfangreicher Anpassungsmöglichkeiten, lässt sich die Struktur individuell an die Bedürfnisse anpassen. Über die einfache Auswahl der Rechnung initiieren Sie den Freigabeprozess.

Schritt 3: Prüfung und Freigabe

Der nächste Schritt des Freigabeprozesses beinhaltet die rechnerische Prüfung sowie u. U. der Weiterleitung zur sachlichen Prüfung. Ausgeprägte Weiterleitungs- sowie Rückfragemöglichkeiten ermöglichen eine elegante und unkomplizierte Lösung jedes Sachverhaltes.

Schritt 4: Prozessmonitoring

Ein umfangreiches Prozessmonitoring schafft Transparenz durch die Protokollierung aller Freigabeschritte. Hierdurch lassen sich Verzögerungen und Störungen im Prozess leicht erkennen und beheben.

Ihre Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung

  • Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses
  • Verbesserung der Qualität von verbuchten Rechnungen
  • Transparenz durch einheitlichen Bearbeitungsprozess
  • Kostenoptimierung durch kurze Durchlaufzeiten, volle Skontonutzung
  • Revisionssichere Ablage der Rechnungsoriginale

TRANSPARENT

Status der Eingangsrechnungen, Änderungsschritte und bearbeitende Personen jederzeit im Blick.

SICHER

Bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen können Vollmachts- und Vertretungsregeln hinterlegt werden.

PLANBAR

Effektive Planung des
Cash-Flows durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen. So haben Sie jederzeit einen aktuellen Überblick!

GÜNSTIGER

Schlanke Prozesse: Fristen für in Aussicht gestellte Skonti sowie eventuelle Mahnfristen immer im Visier.

RECHTSKONFORM

Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen (GoBD) durch vollständige Historienverwaltung.

STANDORTUNABHÄNGIG

Maximale räumliche & zeitliche Flexibilität durch mobile Rechnungsfreigabe via Handy oder Tablet.

UMWELTFREUNDLICH

Verzicht auf Papier und Aktenordner.

SCHNELLER

Verkürzung der Liegezeiten und Weitergabezeiten.

DIGITALE PROJEKTAKTE

Projektübersicht

Gestalten Sie Ihre Projekte digital. Mit der digitalen Projektakte haben Sie all Ihre Projekte übersichtlich mit allen Informationen immer zur Hand. Stellen Sie die Projekte nach Zuständigkeit dar. Erstellen Sie Aufgaben, weisen Sie Mitarbeiter auf Änderungen hin und verlieren dabei nie den Überblick. Externe Links unterstützen Sie bei der Einbindung unterschiedlicher Inhalte. So können Sie bspw. Freigaben aus Office 365 bequem einbinden. Ihr Werkzeug für die perfekte Projektplanung und -durchführung.

Projektfelder

Erhalten Sie alle Informationen auf einem Blick.
Schnell den Ansprechpartner nachschlagen, das voraussichtliche Projektende im Blick und viele weitere Informationen halten Sie direkt griffbereit. Unsere vordefinierten Felder bieten einen idealen Start in Ihre Projektübersicht. Platz für Ihre persönlichen Vorstellungen und Ideen bilden wir durch weitreichende Möglichkeiten der Individualisierung ab.

Schnellaktionen

Pflegen Sie in Ihren Projekten weitere Unterlagen und erfassen Sie diese über einen einfachen Knopfdruck. Fügen Sie Besprechungsprotokolle hinzu und halten Sie vertragliche Vereinbarungen in Ihrem Projekt fest.

Projektregister

Lassen Sie das Wälzen von Projektregistern hinter sich. Halten Sie all Ihre Dokumente in übersichtlichen und einheitlichen Registern sachlich voneinander getrennt. Egal ob kalkulatorische Dokumente oder der Nachweis von erbrachten Stunden eines Projektes. Die digitale Projektakte unterstützt Sie beim einfachen und schnellen Ablegen projektbezogener Unterlagen.

Ihre Vorteile der digitalen Projektakte

Behalten Sie den Überblick. Das Projekt immer dabei. Ob auf dem Tablet oder Laptop. Eine Internetverbindung genügt, um all Ihre projektspezifischen oder auch -übergreifenden Daten abrufen zu können. Pläne, Zeichnungen, Termine, Fristen, Projektphasen, Dokumentationen, Beteiligte, Projektleiter, Kostenübersichten - kräftige Schlagworte, welche in einem Netz aus Strukturen die Arbeit erleichtern und zur erfolgreichen Umsetzung beisteuern. Enge Zeitpläne haben keinen Platz für unnötiges Suchen und schwere Papierordner mit Kaffeeflecken auf der Projektübersicht.

  • Zentrale Aufbewahrung aller Unterlagen
  • Verbesserte Zusammenarbeit
  • Echte Singularität
  • Optimierung von Prozessen
  • Finden statt Suchen
  • Altakten immer zugriffsbereit
  • Orts- und zeitunabhängig
  • Fotos direkt korrekt ablegen

DIGITALE MITARBEITERAKTE

Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Mitarbeiterakte. Profitieren Sie von der Übersicht von einzelnen Personalgesprächen, Entwicklungen der Mitarbeiter, Entwicklung des Unternehmenswachstums. Lassen Sie sich Analysen aufzeigen über Personalentwicklung und Mitarbeiterschulungen. Protokollieren Sie jährliche Sicherheitsunterweisungen. Verknüpfen Sie Ihre Mitarbeiterakte mit dem Modul der Zeiterfassung. Schaffen Sie Transparenz in der Arbeitszeiterfassung und berechnen Sie Sonderzahlungen. Stellen Sie Gehaltsabrechnungen im System zur Verfügung, anstatt diese monatlich pro Mitarbeiter auszudrucken.

Auch Ihre Mitarbeiter profitieren davon! Personenspezifische Daten einsehen, Unterweisungen bestätigen oder auch Adressänderungen einfach der Personalabteilung mitteilen. Bei der Zeiterfassung einfach einen Urlaubsantrag erstellen oder das Überstundenkonto einsehen.

Ihre Vorteile der digitalen Mitarbeiterakte

Die digitale Mitarbeiterakte ist Ihr Werkzeug für eine moderne Ablage und Aufbewahrung mitarbeiterspezifischer Informationen. Vertrauen Sie Ihre Mitarbeiterdaten einem System an, das durch jährliche Testate und Prüfungen in der Sicherheit zertifiziert wird und absolut DSGVO- konform arbeitet.

  • Alle Mitarbeiterdaten auf einen Blick
  • Sortieren oder Zuordnen nach Abteilungen
  • Filtern von Zuständigkeiten
  • Protokolle von Mitarbeitergesprächen zentral verwalten
  • Arbeitszeiten und Urlaubsplanung immer im Blick
  • Qualifizierungen und Weiterbildungen übersichtlich pflegen
  • Verträge und Abrechnungen systematisch bereitstellen
  • Krankmeldungen ablegen und nachvollziehen
  • Informationen finden statt suchen

DIGITALE FAHRZEUGAKTE

Eine umfangreiche Anzahl an Feldern hilft bei der gezielten Verschlagwortung der einzelnen Fahrzeuge. Vermeiden Sie Eingabefehler durch die Vorgabe bestimmter Feldtypen. Verweisen Sie mit Hilfe unserer weiteren Akten auf Mitarbeiter, Verträge und auch Projektzugehörigkeiten.

Behalten Sie auch den Überblick auf ihre Tankbelege. Den aktuellen Kilometerstand im Blick behalten und zusätzlich Tankbelege den Fahrzeugen zuweisen, um diese später in der Buchhaltung den einzelnen Kostenstellen zuweisen zu können. Erstellen Sie Übersichten für umweltbewusstes Fahren und regen Sie so den ökologischen Antrieb bei Ihren Mitarbeitern an.

Ihre Vorteile der digitalen Fahrzeugakte

Lassen Sie sich durch die digitale Fahrzeugakte in der Pflege und Wartung Ihres Fuhrparks unterstützen. Eine zentrale Stelle mit sämtlichen Informationen zu den Fahrzeugen bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten zur intelligenten und effizienten Steuerung des Fuhrparks. Sie haben dabei einen schnellen einfachen Überblick über den gesamten Fuhrpark oder definieren bestimmte Ansichten um bspw. Fahrzeugtypen zu selektieren.

  • Transparenz in der Fahrzeugverwaltung
  • Automatisierte Terminerinnerung für HU und AU
  • Laufleistung im Überblick behalten
  • Effiziente Einsatzplanung Ihrer Fahrzeuge
  • Einfache Archivierung von TÜV-Berichten
  • Alle Verträge zu Ihrem Fuhrpark auf einen Blick
  • Technische Daten stets auf Abruf

DIGITALE VERTRAGSAKTE

Vertragliche Konditionen bieten die Grundlagen eines jeden Geschäfts. Halten Sie den Überblick über Ihre Verträge. Nutzen Sie dabei den gesamten Vertragslebenszyklus. Halten Sie Fristen ein, erfüllen Sie Rahmenverträge und steigern Sie ihr Vertrauen bei Kunden und Lieferanten durch erfolgreiches Erreichen von vereinbarten Zielen.

Bilden Sie ihre Verträge digital ab. Mit der digitalen Vertragsakte haben Sie all Ihre Unterlagen mit allen Informationen immer zur Hand. Schnelle und einfache Suchfunktionen erleichtern die Bedienung und den Umgang. Unterschiedliche Darstellungen zeigen Ihnen den Handlungsbedarf auf.

Alle Verträge in einer Übersicht. Ziehen Sie im Handumdrehen Vergleiche zwischen ähnlichen Verträgen. Suchen Sie nach Verträgen mit gleichen Kriterien.

Verknüpfen sie weitere Unterlagen an ihren Vertrag. Bilden Sie den Schriftverkehr zwischen den Vertragsparteien ab und hinterlegen Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen sowie Vorgänger- und Nachfolge-Verträge.

Ihre Vorteile der digitalen Vertragsakte

Sammeln und strukturieren Sie Ihre Verträge mit zusammenhängenden Informationen und Dokumenten in der digitalen Vertragsakte. Nutzen Sie Aktenvermerke, Versionierung, Fristenmanagement, Verlängerungen oder auch Kündigungen als zentrale Elemente des digitalen Vertragsmanagements.

  • Zentrale Aufbewahrung aller Verträge
  • Liquiditätsübersicht und -planung
  • Automatische Benachrichtigungsmöglichkeiten
  • Fristen immer im Blick
  • Vertragsdopplungen ausgeschlossen
  • Altakten immer zugriffsbereit

DIGITALE SIGNATUREN

Dokumente digital zu unterschreiben, vereinfacht und beschleunigt nicht nur die Zusammenarbeit in Geschäftsprozessen. Vielmehr noch stärken digitale Signaturen das Vertrauen in unterschriebene Dokumente und deren Rechtssicherheit. Damit trägt die elektronische Unterschrift durch digitale Signaturen maßgeblich zur Effizienz von Geschäftsprozessen bei und steigert den Unternehmenserfolg.

Unterschreiben als einfacher Workflow

Die hohe Attraktivität der digitalen Signatur in der Unternehmenspraxis hängt mit ihrer hohen Nutzerfreundlichkeit zusammen. Technisch betrachtet ist die digitale Signatur ein kryptografisches Verfahren, das über digitale Schlüssel beim Signaturprozess die Urheberschaft und Integrität der Signaturen sicherstellt. Die Anwender sind beim digitalen Unterschreiben in diesen Prozess der Ver- und Entschlüsselung nicht involviert, da dieser Sicherheitsprozess Cloud-basiert im Hintergrund abläuft.

Für Absender und Empfänger eines digitalen Dokuments stellt sich die digitale Signatur in der Praxis als ein sehr übersichtlich gestalteter Workflow dar: Dazu erstellt der Absender ein elektronisches Dokument, das signiert werden soll, und schickt dem Empfänger per E-Mail einen Link mit der Signaturanforderung. Der Empfänger öffnet den Link und signiert das Dokument.

Digitales Signieren in drei Schritten:

1.

Dokument erstellen und signieren

2.

Dokument empfangen und signieren

3.

Prozess abschließen

Die passende Ergänzung zum BESTFORM DMS Paket:

BESTFORM IT Infrastruktur

Effiziente und sichere IT-Strukturen 

BESTFORM IT SECURITY

Effiziente und sichere IT-Strukturen 

BESTFORM INSIGHTS

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